Wprowadzenie

Ochrona danych osobowych klientów zawsze była i jest nadal traktowana jako jeden z priorytetów w działalno¶ci ZENEX spółka z o.o., ul. Wiosenna 35, 63-200 Jarocin, KRS 0000700184, NIP 6172212642, REGON: 368580618, (dalej: ?ZENEX?). Jako administrator Państwa danych osobowych, jeste¶my odpowiedzialni za ich bezpieczeństwo w zwi±zku z prowadzon± przez nas działalno¶ci±. Naszym celem jest również prawidłowe informowanie Państwa o sprawach zwi±zanych z przetwarzaniem danych osobowych, szczególnie wobec tre¶ci nowych przepisów o ochronie danych osobowych, w tym rozporz±dzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w zwi±zku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (?RODO?). Z tego względu, w niniejszym dokumencie informujemy o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania i wykorzystywania, a także o Państwa prawach z tym zwi±zanych.

Czym s± dane osobowe i co oznacza ich przetwarzanie?

Dane osobowe oznaczaj± informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Przetwarzaniem danych osobowych jest w zasadzie każda czynno¶ć na danych osobowych, niezależnie od tego, czy jest dokonywana w sposób zautomatyzowany czy nie, np. zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porz±dkowanie, modyfikowanie, przegl±danie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. Przetwarzamy dane osobowe w różnych celach, przy czym w zależno¶ci od celu, zastosowanie mog± mieć różne sposoby zbierania, podstawy prawne przetwarzania, wykorzystywania, ujawniania oraz okresy przechowywania.

Kiedy niniejsza Polityka prywatno¶ci znajduje zastosowanie?

Niniejsza polityka prywatno¶ci znajduje zastosowanie do wszystkich przypadków, w których ZENEX jest administratorem danych osobowych i przetwarza dane osobowe. Dotyczy to zarówno przypadków, w których ZENEX przetwarza dane osobowe pozyskane bezpo¶rednio od osoby, której dane dotycz±, jak i przypadków, w których dane osobowe zostały pozyskane z innych Ľródeł. ZENEX realizuje swoje obowi±zki informacyjne w obu powyższych przypadkach, okre¶lone odpowiednio w art. 13 i art. 14 RODO zgodnie z tymi przepisami.

Pełne dane administratora Państwa danych osobowych: ZENEX spółka z o.o., ul. Wiosenna 35, 63-200 Jarocin, KRS 0000700184, NIP 6172212642, REGON: 368580618, telefon: +48 691-756-370, +48 691-911-181, +48 603-590-008, +48 62-747-32-77, adres poczty e-mail: zenex@zenex.pl

W jaki sposób, na jakiej podstawie prawnej i jakiego typu dane osobowe s± przetwarzane przez ZENEX ?

D±żymy do zachowania przejrzysto¶ci w zakresie sposobów i podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych, a także celów dla których dane te s± przetwarzane. Dbamy o to, by każdorazowo wskazać niezbędne informacje w tym zakresie każdej osobie, której dane osobowe przetwarzamy jako administrator danych. Kieruj±c się tym, by nasze wyja¶nienie tych kwestii było jak najbardziej czytelne, przedstawiamy poniższe zestawienie operacji przetwarzania danych osobowych.

Wtedy, gdy dane osobowe s± przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych, staramy się przeanalizować i zrównoważyć nasz interes oraz potencjalny wpływ na osobę, której dane dotycz± (pozytywny, jak i negatywny) oraz prawa tej osoby wynikaj±ce z przepisów o ochronie danych osobowych. Nie przetwarzamy danych osobowych w oparciu o nasz uzasadniony interes w przypadku, gdy dojdziemy do wniosku że wpływ na osobę, której dane dotycz± przeważałby nad naszymi interesami (wówczas możemy przetwarzać dane osobowe je¶li np. posiadamy odpowiedni± zgodę lub wymagaj± tego lub zezwalaj± na to przepisy prawa).

Przetwarzanie danych osobowych osób odwiedzaj±cych strony internetowe prowadzone przez ZENEX lub korzystaj±cych z usług ¶wiadczonych drog± elektroniczn± (np. sklepów internetowych)

Informacje ogólne

Osoby fizyczne odwiedzaj±ce strony internetowe ZENEX lub korzystaj±ce z usług ¶wiadczonych przez ZENEX drog± elektroniczn±, które nazywamy dalej ł±cznie ?Stronami?, maj± kontrolę nad swoimi danymi osobowymi. Strony ograniczaj± zbieranie i wykorzystywanie informacji o ich użytkownikach do niezbędnego minimum, wymaganego do ¶wiadczenia na ich rzecz usług na poż±danym poziomie, stosownie do art. 18 ustawy z dnia 18 lipca 2002 roku o ¶wiadczeniu usług drog± elektroniczn±.

Cookies

Zasady stosowania plików cookies zostały okre¶lone w osobnym dokumencie, tj. w Polityce plików cookies, który jest dostępny TUTAJ.

Logi dostępowe

Administrator danych osobowych może zbierać informacje dotycz±ce korzystania ze Stron przez jego użytkowników oraz ich adresy IP w oparciu o analizę logów dostępowych. Informacje te s± wykorzystywane w diagnozowaniu problemów zwi±zanych z prac± serwera, analiz± ewentualnych naruszeń bezpieczeństwa oraz w zarz±dzaniu stron± WWW. Adres IP może być wykorzystywany przez administratora danych osobowych oraz przez jego partnerów technicznych w celach statystycznych, tj. do gromadzenia i analizy danych demograficznych osób odwiedzaj±cych witrynę (np. informacji o regionie, z którego nast±piło poł±czenie). Na podstawie uzyskanych w podany wyżej sposób informacji w szczególnych przypadkach sporz±dzane s± zbiorcze, ogólne zestawienia statystyczne, ujawniane osobom trzecim, które współpracuj± z administratorem danych osobowych. Obejmuj± one zwykle informacje o ogl±dalno¶ci Stron. Zestawienia te nie zawieraj± jednak żadnych danych pozwalaj±cych na identyfikację (okre¶lenie tożsamo¶ci) danego użytkownika Stron.

ZENEX informuje, że może zostać zobowi±zany do ujawnienia informacji dotycz±cych numeru IP danego użytkownika Stron na ż±danie uprawnionych do tego - w oparciu obowi±zuj±ce przepisy prawne - organów państwa w zwi±zku z prowadzonymi przez nie postępowaniami, np. s±d lub prokuratora.

Automatyczne przetwarzanie danych osobowych

Informacje, które s± zbierane w zwi±zku z korzystaniem ze Stron mog± być przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), jednakże nie będzie to wywoływać wobec osoby fizycznej żadnych skutków prawnych lub w podobny sposób istotnie wpływać na jej sytuację. Administrator danych osobowych dokłada należytej staranno¶ci do kwestii profilowania i podaje, że:

• na potrzeby profilowania nie przetwarza żadnych danych sensytywnych,
• na potrzeby profilowania przetwarza z reguły dane, które uprzednio podlegały pseudonimizacji lub takie dane, które zostały zagregowane,
• je¶li nie można osi±gn±ć celu zbierania danych inaczej, niż poprzez profilowanie danych osobowych nie zspeudonimizowanych lub niezagregowanych, wykorzystywane s± do tego typowe dane: adres e-mail i IP lub cookies,
• profiluje w celu analizy lub prognozy osobistych preferencji oraz zainteresowań osób korzystaj±cych ze Stron lub produktów b±dĽ usług i dopasowywania tre¶ci znajduj±cych się na Stronach lub produktach do tych preferencji,
• profiluje w celach marketingowych, tj. dopasowania oferty marketingowej do ww. preferencji.

Cele przetwarzania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania.

Przetwarzanie danych osobowych odbywać się będzie:

1. a) w celu zawarcia umowy ¶wiadczenia usług na podstawie zainteresowania nasz± ofert± (podstawa z art. 6 ust 1 lit. b RODO),
2. w celach archiwalnych (dowodowych) będ±cych realizacj± naszego prawnie uzasadnionego interesu zabezpieczenia informacji na wypadek prawnej potrzeby wykazania faktów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
3. w celu ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami będ±cego realizacj± naszego prawnie uzasadnionego interesu (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO),
4. w celu badania satysfakcji klientów będ±cego realizacj± prawnie uzasadnionego interesu administratora danych osobowych okre¶lania jako¶ci obsługi oraz poziomu zadowolenia klientów z produktów i usług (podstawa z art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

Jak długo będ± przetwarzane dane osobowe?

Okres przechowywania danych osobowych uzależniony jest przede wszystkim od celu i podstawy prawnej przetwarzania.

Dane osobowe wynikaj±ce z zawarcia umowy będ± przetwarzane przez okres, w którym mog± ujawnić się roszczenia zwi±zane z t± umow±, czyli przez 10 lat od końca roku, w którym wygasła umowa, w tym 3 lata to najdłuższy możliwy okres przedawnienia roszczeń, dodatkowy rok jest na wypadek roszczeń zgłoszonych w ostatniej chwili i problemów z doręczeniem, a liczenie od końca roku służy okre¶leniu jednej daty usunięcia danych dla umów kończ±cych się w danym roku.

Jeżeli nie dojdzie do zawarcia umowy w przeci±gu 3 lat od złożenia przez administratora danych osobowych oferty, dane osobowe zwi±zane z rozmowami o tej umowie zostan± niezwłocznie usunięte z wyj±tkiem danych potrzebnych do marketingu bezpo¶redniego, o ile została wyrażona zgoda na przetwarzanie danych w tym celu.

Dane przetwarzane dla potrzeb marketingu bezpo¶redniego produktów i usług administratora danych będ± przetwarzane do czasu, aż zostanie zgłoszony sprzeciw względem ich przetwarzania.

Kiedy i w jaki sposób administrator udostępnia dane osobowe podmiotom trzecim? Czy administrator danych przekazuje je do państw trzecich?

Administrator danych przekazuje dane osobowe innym podmiotom tylko wtedy, gdy zezwalaj± nam na to przepisy prawa. W takim przypadku, w stosownej umowie zawieranej z podmiotem trzecim administrator danych stosuje postanowienia i mechanizmy bezpieczeństwa w celu ochrony danych oraz zachowania wysokich standardów administratora w zakresie ochrony danych, ich poufno¶ci i bezpieczeństwa. Umowy tego rodzaju zwane s± umowami powierzenia przetwarzania danych osobowych, a ZENEX ma kontrolę nad tym, w jaki sposób i w jakim zakresie podmiot, któremu ZENEX powierzył przetwarzanie okre¶lonych kategorii danych osobowych dane te przetwarza.

Administrator danych informuje, że odbiorcami danych osobowych mog± być:

• ww. podmioty przetwarzaj±ce dane osobowe na mocy umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (tzw. procesorzy),
• podmioty ¶wiadcz±ce usługi hostingowe na rzecz administratora,
• podmioty realizuj±ce kampanie marketingowe lub sprzedażowe na rzecz administratora,
• pozostali podwykonawcy administratora, ¶wiadcz±cy usługi z zakresu dostarczania oprogramowania, usługi serwisowania oprogramowania lub sprzętu, z którego korzysta administrator, a także dostawcy towarów, z pomocy których administrator korzysta,
• podmioty ¶wiadcz±ce usługi z zakresu badań ankietowych, w tym badań NPS (satysfakcji klienta),
• firmy windykacyjne, ale dane osobowe przekazywane będ± tylko w takim zakresie, w jakim jest to rzeczywi¶cie niezbędne dla osi±gnięcia danego celu,
• audytorzy i biegli rewidenci, doradcy prawni, doradcy podatkowi,
• organy nadzoruj±ce przestrzeganie prawa, organy regulacyjne i inne organy administracji publicznej, ale przekazanie następuje tylko w zakresie, w jakim jest to rzeczywi¶cie niezbędne i wymagane w my¶l bezwzględnie obowi±zuj±cych przepisów prawa i w sposób zgodny z tymi przepisami.

W przypadku danych osobowych podlegaj±cych przepisom UE należy zauważyć, że: transgraniczne przekazywanie może dotyczyć państw nienależ±cych do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (?EOG?) i państw, w których nie obowi±zuj± przepisy okre¶laj±ce szczególn± ochronę danych osobowych. Administrator podj±ł starania, aby zapewnić odpowiedni± ochronę wszystkich danych osobowych oraz zgodno¶ć z prawem przekazywania danych osobowych poza teren EOG. W przypadku przekazywania danych osobowych poza teren EOG do państwa, które według Komisji Europejskiej nie zapewnia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych, przekazywanie odbywa się wył±cznie na podstawie umowy uwzględniaj±cej wymogi UE w zakresie przekazywania danych osobowych poza teren EOG.

Jakie prawa przysługuj± podmiotom, których dane dotycz± i jaki jest sposób ich realizacji?

1. Prawo dostępu do danych osobowych
   
   

   Osoby fizyczne maj± prawo dostępu do danych, które przechowujemy jako administrator danych.
   Prawo to można wykonywać poprzez wysłanie e-maila na adres: zenex@zenex.pl

2. Prawo do sprostowania danych osobowych
   
   

   Zmiany, w tym aktualizację swoich danych osobowych, które przetwarza administrator danych, można dokonać poprzez wysłanie e-maila na adres: zenex@zenex.pl a w niektórych przypadkach, także za po¶rednictwem Strony, na której dokonano wprowadzenia danych.

3. Prawo do wycofania zgody
   
   

   W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, osoby fizyczne maj± prawo w dowolnej chwili wycofać tę zgodę. Administrator danych informuje o tym prawie w każdym momencie zbierania zgód i umożliwia wycofanie zgody w tak łatwy sposób, jak jej udzielono. W braku odmiennej informacji, np. braku innego adresu lub numeru kontaktowego, celem wycofania zgody, administrator danych prosi o przesłanie e-maila na adres: zenex@zenex.pl.

4. Prawo do ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych
   
   

   Osoby fizyczne maj± prawo ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych w dowolnej chwili, ze względu na ich szczególn± sytuację, chyba że przetwarzanie jest wymagane zgodnie z przepisami prawa.
   
   Osoba fizyczna może wnie¶ć sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych, gdy:

   • przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególn± sytuację, w której się znalazła,
   • dane osobowe przetwarzane s± na potrzeby marketingu bezpo¶redniego, w tym s± profilowane dla tego celu.
     Z prawa sprzeciwu można skorzystać od 25 maja 2018 roku.
     

     Prawo do ż±dania ograniczenia przetwarzania danych przysługuje, przykładowo, wtedy, gdy dana osoba zauważy, że jej dane s± nieprawidłowe. Wówczas może ż±dać ograniczenia przetwarzania swoich danych na okres pozwalaj±cy administratorowi sprawdzić prawidłowo¶ć tych danych.

5. Prawo ż±dania usunięcia danych (tzw. ?prawo do bycia zapomnianym?)
   
   Z prawa do usunięcia danych można skorzystać, przykładowo, wtedy, gdy:
   • dane osoby fizycznej nie będ± już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane przez administratora danych,
   • osoba fizyczna wycofa swoj± zgodę na przetwarzanie danych przez administratora,
   • osoba fizyczna zgłosi sprzeciw wobec przetwarzania jej danych,
   • dane będ± przetwarzane niezgodnie z prawem,
   • dane powinny być również usunięte w celu wywi±zania się z obowi±zku wynikaj±cego z przepisu prawa.

   W celu skorzystania z powyższego prawa, administrator danych prosi o przesłanie e-maila na adres: zenex@zenex.pl

6. Prawo do przenoszenia danych
   
   

   Prawo do przenoszenia danych przysługuje wówczas, gdy przetwarzanie danych osoby odbywa się na podstawie zgody osoby fizycznej lub umowy zawartej z ni± oraz, gdy przetwarzanie to odbywa się w sposób automatyczny.

7. Prawo do wniesienia skargi
   
   Osoby, których dane osobowe s± przetwarzane maj± prawo wnie¶ć skargę do organu nadzorczego, którym jest w Polsce Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).